Je kent het misschien. De nieuwe collectie is klaar, maar daarna begint het volgende traject. Een retailer vraagt een Excelbestand. Een andere partij wil andere kolommen. Productbeelden staan ergens anders opgeslagen. Een prijs is inmiddels aangepast, maar niet ieder bestand bevat al die wijziging. Voor je het weet bestaan er meerdere versies van dezelfde collectie. Dat is precies waar productdatabeheer in fashion ingewikkeld wordt.
Niet omdat je als merk geen productinformatie hebt, maar omdat die informatie op verschillende plekken, in verschillende formaten en voor verschillende ontvangers wordt gebruikt. Hoe groter je collectie en distributie worden, hoe moeilijker het wordt om daar handmatig grip op te houden.
Waar productdatabeheer meestal complex begint te worden.
In het begin is een spreadsheet vaak prima. Je hebt een artikelnummer, omschrijving, kleur, maat, prijs en barcode. Misschien staat er daarnaast nog een map met productfoto’s. Maar zodra dezelfde collectie naar meerdere retailers, systemen en verkoopkanalen moet, verandert de situatie.
De ene retailer gebruikt andere veldnamen. Een kassasysteem verwacht een vaste structuur. Een webshop heeft aanvullende informatie nodig. Een prijs verandert en moet op meerdere plaatsen worden bijgewerkt. Dan ontstaat al snel de vraag: Welke versie is eigenlijk leidend?
Dat is een van de belangrijkste uitdagingen van productdatabeheer fashion. Niet het verzamelen van nóg meer informatie, maar zorgen dat iedereen met de juiste versie werkt.
De kleine verschillen kosten vaak de meeste tijd.
Een fout hoeft niet groot te zijn om vervelend te worden. Een verkeerde EAN-code. Een kleur die anders is omschreven. Een ontbrekende maat. Een productbeeld dat niet aan de juiste variant is gekoppeld. Voor jou als merk betekent dat mogelijk een extra vraag van een retailer. Voor de retailer betekent het zoeken, controleren en corrigeren. En wanneer dezelfde fout bij meerdere verkooppunten terechtkomt, wordt één klein probleem ineens meerdere keren opgelost.
Daarom is goede datakwaliteit veel meer dan een administratief onderwerp. Het bepaalt hoeveel extra werk er verderop in de keten ontstaat.
Van meerdere bestanden naar één duidelijke bron.
De logische volgende stap is centraliseren. Dat betekent niet dat iedereen exact hetzelfde systeem moet gebruiken. Het betekent dat er één duidelijke bron bestaat waar de productinformatie wordt verzameld en gestructureerd.
Denk aan:
- artikelnummers en artikelomschrijvingen;
- EAN-codes en barcodes;
- maten en maatstructuren;
- kleuren en kleurcodes;
- prijzen;
- collectie- en seizoensinformatie;
- beschikbare productbeelden.
Vanuit die centrale structuur kan de informatie vervolgens beschikbaar worden gemaakt voor de partijen en systemen die ermee moeten werken. Daarmee wordt productdatabeheer in fashion veel beter schaalbaar dan wanneer iedere ontvanger zijn eigen losse bestand krijgt.
Wat verandert er voor jou als fashionmerk?
Waarschijnlijk wil je als merk helemaal geen extra datasysteem om het datasysteem. Je wilt vooral minder tijd kwijt zijn aan dezelfde informatie steeds opnieuw klaarzetten. Wanneer je productdata centraal organiseert, hoef je niet bij iedere aanvraag opnieuw vanaf nul te beginnen. Een retailer vraagt om artikelinformatie? Die informatie bestaat al.
Een softwarepartner heeft EAN-codes, maten en kleuren nodig? Die hoeven niet opnieuw uit verschillende bestanden te worden verzameld. Een productbeeld moet gekoppeld worden aan een artikel? Dan helpt een vaste artikelstructuur om die relatie duidelijk te houden.
Dat geeft je minder versies om te beheren en meer grip op wat er namens jouw merk wordt verspreid.
Je merkpresentatie begint eerder dan bij marketing.
Als merk investeer je veel in uitstraling. Fotografie, campagnebeelden, copy, collectiepresentatie en branding worden zorgvuldig ontwikkeld. Maar uiteindelijk ziet een consument jouw product vaak via de systemen van een retailer. Dan telt niet alleen de campagne. Ook de juiste productnaam, kleur, maat, prijs en afbeelding bepalen hoe jouw artikel wordt gepresenteerd. Daarom horen merkdata en productbeelden bij hetzelfde proces.
Goed productdatabeheer helpt dus niet alleen je interne organisatie. Het helpt ook om je merkpresentatie verder in de keten consistenter te houden.
Wat merkt de retailer van beter productdatabeheer?
Bekijk het eens vanaf de andere kant. Een retailer ontvangt jouw nieuwe collectie. Als de artikelinformatie compleet en in een bruikbare structuur beschikbaar is, hoeft het winkelteam minder zelf op te zoeken of opnieuw in te voeren. Dat kan het verschil betekenen tussen:
- een artikel opnieuw opbouwen of alleen controleren;
- een productbeeld zoeken of het direct aan het artikel kunnen koppelen;
- een barcode handmatig toevoegen of deze al beschikbaar hebben;
- verschillen herstellen of werken vanuit dezelfde broninformatie.
Voor jou als merk is dat belangrijk, omdat een collectie die makkelijker verwerkt kan worden ook minder vragen en correcties veroorzaakt.
Excel is niet het probleem.
Excel krijgt vaak de schuld van versnipperd productdatabeheer. Maar Excel is op zichzelf niet het probleem. Het probleem ontstaat wanneer er tien spreadsheets bestaan met verschillende versies van dezelfde waarheid. Een Excelbestand kan prima een manier zijn om productinformatie aan te leveren. Net zoals CSV, een API of een andere technische koppeling dat kan zijn. Het belangrijkste is wat er daarna met de data gebeurt.
Wordt die informatie centraal gecontroleerd en gestructureerd? Of gaat iedere ontvanger zelf interpreteren welke kolom bij welk veld hoort? Dáár zit het verschil tussen losse bestanden beheren en professioneel productdatabeheer fashion.
Wanneer weet je dat je huidige proces niet meer schaalbaar is?
Je hoeft geen groot internationaal merk te zijn voordat centraal productdatabeheer interessant wordt. Let eens op deze signalen:
- je verstuurt dezelfde collectie in meerdere bestandsvarianten;
- retailers vragen regelmatig om ontbrekende artikelinformatie;
- niemand weet direct welke versie van een productbestand de laatste is;
- productbeelden worden los van de artikeldata beheerd;
- prijs- of artikelwijzigingen moeten op meerdere plekken worden bijgewerkt;
- verschillende medewerkers onderhouden ieder een deel van dezelfde productinformatie.
Herken je meerdere punten? Dan zit de volgende efficiëntieslag waarschijnlijk niet in nóg sneller werken, maar in beter organiseren.
Van productdata naar inzicht.
Een betrouwbare productstructuur heeft nog een tweede voordeel. Je kunt andere data er makkelijker aan koppelen. Productdata vertelt je wat een artikel is. Verkoopdata kan vervolgens vertellen wat ermee gebeurt. Wanneer die werelden goed op elkaar aansluiten, ontstaat informatie waarmee je verder kunt analyseren. Bijvoorbeeld welke artikelen, kleuren of maten goed bewegen en waar verschillen ontstaan tussen retailers of regio’s.
Dat is waar data en inzicht verder gaan dan alleen administratie. Maar ook daar geldt dezelfde regel: betrouwbare inzichten beginnen bij betrouwbare brondata.
Hoe Latest Collection van losse productdata één structuur maakt.
Latest Collection vormt een centrale productdatalaag voor fashionmerken, retailers en aangesloten softwarepartners. Als merk kun je artikelinformatie centraal aanleveren, bijvoorbeeld via Excel, CSV of een andere ondersteunde methode. Die informatie wordt vervolgens gestructureerd zodat aangesloten systemen ermee kunnen werken.
Het uitgangspunt is eenvoudig: informatie die bij de bron al bestaat, hoeft verderop in de keten niet steeds opnieuw vanaf nul te worden opgebouwd. Dat geeft jou meer overzicht over je productdata en helpt retailers en softwarepartners om met een consistentere basis te werken.
Wil je zien hoe dat werkt? Bekijk dan hoe Latest Collection productdata verwerkt of maak een gratis account aan op latestcollection.fahion.
Van chaos naar controle begint met één vraag.
Je hoeft je hele dataproces niet morgen opnieuw te bouwen. Begin met één simpele vraag:
Als vandaag een retailer om onze complete collectiegegevens vraagt, weten we dan precies uit welke bron die informatie moet komen?
Is het antwoord meteen duidelijk? Dan heb je waarschijnlijk al een sterke basis met productdatabeheer. Moeten er eerst drie bestanden, twee mappen en een collega worden geraadpleegd? Dan weet je waar de winst zit. Goed productdatabeheer in fashion gaat uiteindelijk niet om zoveel mogelijk techniek. Het gaat om overzicht.
Weten welke informatie klopt. Weten waar die staat. En ervoor zorgen dat de partijen die ermee moeten werken dezelfde betrouwbare basis kunnen gebruiken. Dat is de stap van chaos naar controle.
Built for Fashion. Designed for You.
