De nieuwe collectie komt binnen. De dozen gaan open en eigenlijk wil je zo snel mogelijk kunnen beginnen met verkopen. Maar voordat een artikel in de winkel of webshop staat, moet er vaak nog van alles gebeuren.
Artikelnummer invoeren. EAN-code controleren. Maat en kleur toevoegen. Verkoopprijs overnemen. Productnaam aanpassen. En daarna nog op zoek naar de juiste productfoto. Terwijl een groot deel van die informatie bij het merk al bestaat.
Precies daar zit de waarde van uniforme productdata in kassasystemen: bestaande productinformatie zo organiseren dat jouw kassasysteem ermee kan werken en jij minder vanaf nul hoeft op te bouwen.
What is uniform product data in POS systems?
Uniforme productdata betekent dat artikelinformatie volgens een herkenbare structuur beschikbaar wordt gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan:
- artikelnummer en productnaam;
- EAN-code of barcode;
- maten en kleuren;
- verkoopprijs;
- collectie- en seizoensinformatie;
- beschikbare productbeelden.
Merken gebruiken onderling verschillende systemen en bestanden. De ene leverancier levert Excel, een andere CSV en weer een andere partij werkt via een technische koppeling. Voor jou als retailer is vooral belangrijk dat die verschillen niet allemaal op jouw winkelvloer opgelost hoeven te worden.
Wanneer productdata centraal wordt gestructureerd en jouw kassasysteem daarop is aangesloten, kan beschikbare artikelinformatie binnen jouw eigen software worden gebruikt.
Waarom dit juist bij fashion zoveel verschil maakt.
Een fashionartikel is zelden alleen één artikel. Een model bestaat bijvoorbeeld uit vier kleuren. Iedere kleur is beschikbaar in meerdere maten. En iedere variant kan weer een eigen EAN-code hebben. Bij één model heb je daardoor al snel tientallen combinaties die correct in het kassasysteem moeten staan. Doe je dat voor één artikel, dan is handmatig invoeren misschien nog te overzien. Doe je het voor een complete nieuwe collectie van meerdere merken, dan wordt het een ander verhaal.
Daarom kan uniforme productdata in kassasystemen juist binnen fashion veel handmatig voorbereidend werk verminderen.
Van artikel invoeren naar artikel controleren.
Dat is misschien wel de belangrijkste verandering. Zonder beschikbare productdata moet een artikel worden opgebouwd. Met beschikbare productdata verschuift het proces meer richting controleren.
Je hoeft niet opnieuw te bedenken welke kleur, maat of EAN-code bij het artikel hoort als die informatie al vanuit de bron beschikbaar is. Je controleert of de informatie voor jouw winkel klopt en vult alleen aan wat binnen jouw eigen proces nodig is. Dat scheelt vooral bij nieuwe collecties veel repeterend werk.
Wat merk jij daarvan op de winkelvloer?
Als retailer wil je waarschijnlijk helemaal niet bezig zijn met databestanden, koppelingen en technische structuren. Je wilt dat een levering binnenkomt en dat je team verder kan. Artikel scannen. Beschikbare gegevens controleren. Artikel klaarzetten. Verkopen.
Wanneer jouw kassasysteem is aangesloten op een productdatabron, kan beschikbare informatie al klaarstaan wanneer jij het artikel nodig hebt. Dat kan betekenen dat je minder tijd kwijt bent aan:
- EAN-codes handmatig invoeren;
- maat- en kleurvarianten aanmaken;
- productnamen overtypen;
- prijsinformatie uit bestanden halen;
- productbeelden bij leveranciers opvragen;
- verschillende Excelbestanden vergelijken.
En precies dát is het doel: niet meer techniek op de winkelvloer, maar minder handelingen.
Shopfloor-ready betekent: zo min mogelijk werk tussen levering en verkoop.
Bij Latest Collection gebruiken we hiervoor vaak het begrip shopfloor-ready. Daarmee bedoelen we dat beschikbare productinformatie zo wordt voorbereid dat een aangesloten kassasysteem ermee kan werken.
Het ideale scenario is eenvoudig. De levering komt binnen. Je scant de barcode. Het systeem herkent het artikel en de beschikbare productinformatie kan worden gebruikt.
Hoeveel informatie precies beschikbaar is, hangt af van het merk, de aangeleverde data en de koppeling met jouw kassasysteem. Maar het principe blijft hetzelfde: informatie die al bestaat, hoef jij niet nog een keer te creëren.
En hoe zit het met productbeelden?
Productbeelden worden steeds belangrijker in de winkel én online. Toch staan die beelden bij veel collecties nog los van de artikeldata. Je ontvangt bijvoorbeeld een artikelbestand via e-mail en krijgt de foto’s via een downloadlink, beeldbank of aparte map. Daarna moet je zelf bepalen welke foto bij welk artikel hoort.
Wanneer productbeelden en merkdata aan dezelfde artikelstructuur worden gekoppeld, wordt dat proces een stuk overzichtelijker. Het artikelnummer of de EAN-code vormt dan de verbinding tussen de productinformatie en het beschikbare beeldmateriaal.
Uniforme productdata helpt ook je webshop.
Veel fashionretailers werken tegenwoordig niet alleen met een fysieke winkel. Hetzelfde artikel moet mogelijk ook in de webshop worden gepubliceerd. Daarvoor heb je opnieuw productinformatie nodig: naam, maat, kleur, prijs en beelden.
Als je webshop gekoppeld is aan je kassasysteem of aan dezelfde artikelstructuur, kan bestaande productdata ook daar worden hergebruikt. Dat betekent niet automatisch dat iedere webshop volledig wordt gevuld zonder controle. Webshops hebben vaak aanvullende commerciële content nodig, zoals uitgebreidere omschrijvingen, categorie-indeling en SEO-teksten. Maar je hoeft de basis van het artikel niet opnieuw op te bouwen als die al beschikbaar is.
Waarom één productstructuur belangrijker is dan één bestand.
Uniforme productdata betekent niet dat ieder fashionmerk exact hetzelfde bestand moet gebruiken. Dat zou in de praktijk ook niet realistisch zijn. Het gaat erom dat verschillende bronnen uiteindelijk naar een bruikbare centrale structuur worden vertaald.
Een merk kan bijvoorbeeld aanleveren via Excel. Een ander via CSV. En weer een ander via een technische koppeling. Voor jou als retailer zou dat verschil zo weinig mogelijk moeten uitmaken. Je wilt vooral dat jouw kassasysteem met de beschikbare informatie kan werken.
Wie zorgt ervoor dat de data in jouw kassasysteem komt?
Daar komt je kassaleverancier in beeld. Latest Collection vervangt jouw kassasysteem namelijk niet. Het platform vormt de productdatalaag waar aangesloten kassaleveranciers en softwarepartners gebruik van kunnen maken. Je blijft dus gewoon werken in je eigen kassasysteem.
De POS-integratie zorgt er achter de schermen voor dat beschikbare productdata tussen systemen kan worden uitgewisseld.
Wil je weten of jouw kassasysteem al kan samenwerken met Latest Collection? Vraag het aan je kassaleverancier of neem contact met ons op.
Uniform betekent niet dat brondata altijd compleet is.
Dit is een belangrijk onderscheid. Een dataplatform kan informatie structureren, koppelen en beschikbaar maken. Maar als een merk bijvoorbeeld geen productbeeld heeft aangeleverd, ontstaat dat beeld niet vanzelf. Hetzelfde geldt voor ontbrekende EAN-codes of artikelkenmerken. Daarom is data quality zo belangrijk.
Hoe beter de broninformatie, hoe meer waarde je verderop in de keten uit automatisering kunt halen.
Minder verschillende versies van hetzelfde artikel.
Een ander voordeel van uniforme productdata in kassasystemen is dat je minder afhankelijk wordt van allerlei losse versies van dezelfde productinformatie. Je herkent het misschien:
- een origineel Excelbestand van het merk;
- een aangepaste versie voor de kassa;
- nog een versie voor de webshop;
- een aparte map met afbeeldingen;
- en later nog een bestand met correcties.
Dan wordt al snel onduidelijk welke informatie leidend is. Een centrale productdatalaag helpt om vanuit één gestructureerde basis te werken.
Welke productdata heb je eigenlijk nodig?
Niet iedere winkel of softwareomgeving gebruikt exact dezelfde gegevens. Toch zijn er een aantal gegevens die binnen fashion bijna altijd belangrijk zijn.
- EAN-code: om de juiste artikelvariant te herkennen en scannen.
- Artikelnummer: om een product aan de juiste collectie en leverancier te koppelen.
- Maat: zodat iedere variant correct wordt geregistreerd.
- Kleur: voor herkenning en presentatie.
- Prijs: als basis voor de verkoopinformatie.
- Productbeeld: steeds belangrijker wanneer hetzelfde artikel ook online wordt gebruikt.
Hoe completer deze basis vanuit het merk beschikbaar is, hoe minder er bij de retailer opnieuw hoeft te worden aangevuld.
Meer dan 1.000 merken in één productdataplatform.
Latest Collection brengt artikeldata van meer dan 1.000 fashionmerken samen in één centrale omgeving. Dat betekent niet dat voor ieder merk altijd ieder datapunt beschikbaar is. De beschikbaarheid verschilt per merk en collectie. Maar juist doordat zoveel merken via dezelfde productdatalaag kunnen worden ontsloten, hoeft een retailer niet voor ieder merk afzonderlijk een volledig nieuw proces in te richten.
Wil je weten welke merken in Latest Collection staan? Bekijk dan het brand overview of maak een gratis account aan op latestcollection.fashion en ontdek het zelf.
De ideale situatie: alleen scannen.
Daar komt het uiteindelijk op neer. Niet iedere collectie opnieuw vanaf nul invoeren. Niet tientallen EAN-codes handmatig aan artikelen koppelen als ze bij de bron al bekend zijn. Niet dezelfde maat- en kleurstructuur opnieuw maken omdat een ander systeem die nog niet kent. Maar beschikbare informatie gebruiken op het moment dat je haar nodig hebt.
Dat is de praktische waarde van uniforme productdata in kassasystemen. De techniek zit achter de schermen. Jij merkt op de winkelvloer vooral dat er minder hoeft te worden ingevoerd.
Benieuwd wat er voor jouw winkel beschikbaar is?
Gebruik je een kassasysteem en wil je weten welke artikeldata van jouw merken al via Latest Collection beschikbaar is?
Bekijk eerst welke brands in het platform aanwezig zijn en vraag vervolgens bij jouw kassaleverancier naar de mogelijkheden van de koppeling.
Wil je samen bekijken wat er binnen jouw situatie mogelijk is? Plan een afspraak met Latest Collection.
Built for Fashion. Designed for You.
