Hoeveel tijd kost het invoeren van artikeldata jouw winkel eigenlijk?

Je kent het waarschijnlijk wel. De nieuwe collectie is besteld, de eerste artikelen worden geleverd en je wilt ermee aan de slag. Maar voordat je ze kunt verkopen, moet de artikelinformatie nog in je kassasysteem worden gezet. De ene leverancier stuurt een Excelbestand, de volgende levert een compleet ander formaat aan en bij een derde ontbreken de productfoto’s of EAN-codes. Dus begint het uitzoekwerk.

Bestanden verzamelen, gegevens controleren, artikelen aanmaken en foto’s downloaden. En zodra alles eindelijk klopt, volgen de eerste wijzigingen alweer. Bij een klein assortiment is dat misschien nog te overzien. Maar wat als je met tientallen merken werkt en ieder seizoen duizenden nieuwe artikelen, maten en kleurvarianten ontvangt? Dan wordt artikelbeheer al snel een flinke belasting voor je organisatie.

Een nieuwe collectie betekent ook een berg administratie.

In de fashionretail wisselen collecties voortdurend. Nieuwe seizoenen brengen nieuwe modellen, kleuren en maten met zich mee. Daarnaast worden bestaande artikelen aangevuld, prijzen aangepast en productgegevens bijgewerkt. Al die informatie moet op de juiste manier in je kassasysteem of webshop terechtkomen. Veel retailers zijn daarvoor nog steeds afhankelijk van bestanden die leveranciers afzonderlijk aanleveren.

Het probleem? Er is niet altijd één vaste manier waarop merken hun gegevens beschikbaar stellen.

Een bestand bevat bijvoorbeeld wel de artikelcodes en prijzen, maar geen productbeelden. In een ander bestand staan maten en kleuren anders omschreven dan je gewend bent. Soms ontbreekt informatie volledig en moet je opnieuw contact opnemen met de leverancier. Dat maakt het verwerken van artikeldata onnodig ingewikkeld. Én hoe meer merken je verkoopt, hoe groter de hoeveelheid gegevens die je moet verzamelen en bijhouden.

Je verkoopt misschien honderden nieuwe artikelen per seizoen, maar administratief heb je te maken met alle afzonderlijke maten, kleuren en artikelvarianten. Dat zijn heel wat gegevens die correct in je systemen moeten staan voordat je er goed mee kunt werken.

Hoeveel kost handmatig artikelbeheer je werkelijk.

De kosten van artikelbeheer zijn vaak minder zichtbaar dan je huur, inkoop of personeelskosten op de winkelvloer. Toch kan het behoorlijk oplopen. Stel dat je wekelijks tien uur kwijt bent aan het aanmaken van artikelen, controleren van gegevens en verzamelen van productbeelden. Dan besteed je op jaarbasis al 520 uur aan artikeladministratie. Dat staat gelijk aan dertien volledige werkweken van veertig uur. En dan hebben we het nog niet over de tijd die verloren gaat aan het corrigeren van fouten, zoeken naar ontbrekende informatie of het opnieuw verwerken van gewijzigde collecties.

Bij grotere assortimenten kan artikelbeheer zelfs een structureel onderdeel van iemands functie zijn. Misschien heb je een medewerker die iedere week meerdere dagdelen bezig is met artikelgegevens. Of besteed je er als ondernemer zelf tijd aan, omdat het anders blijft liggen. Maar wat zou het betekenen als diezelfde medewerker zich meer kon richten op klanten, verkoop of andere werkzaamheden die direct bijdragen aan je winkelresultaat?

De vraag is dus niet alleen hoeveel tijd artikelbeheer kost. Maar vooral wat je met die tijd zou kunnen doen als het werk grotendeels geautomatiseerd werd.

Waarom voer je gegevens in die je leverancier al heeft.

Hier zit misschien wel de grootste frustratie. De artikelinformatie die jij nodig hebt, bestaat namelijk vaak al. Een modemerk heeft de gegevens over zijn collectie doorgaans zelf beschikbaar. Denk aan artikelcodes, EAN-codes, maten, kleuren, adviesprijzen en productomschrijvingen. Ook productbeelden worden vaak al door het merk gemaakt en gebruikt.

Toch worden deze gegevens in de praktijk regelmatig opnieuw opgevraagd, doorgestuurd en ingevoerd door verschillende retailers. Dat betekent dat meerdere winkels dezelfde informatie afzonderlijk verwerken. Terwijl het in de basis om dezelfde artikelen gaat. Waarom zou iedere retailer opnieuw moeten beginnen als de leverancier die gegevens al heeft vastgelegd? Het is precies deze inefficiëntie die automatische artikeldata kan oplossen.

Van handmatig invoeren naar artikeldata automatisch invoeren.

Stel je eens voor dat je een nieuwe collectie ontvangt en de bijbehorende artikelgegevens al beschikbaar zijn via je kassasysteem. Je hoeft niet eerst verschillende Excelbestanden op te vragen of honderden artikelen handmatig aan te maken. De relevante productinformatie kan rechtstreeks vanuit een centrale databron worden opgehaald en in je (kassa)systeem worden verwerkt.

Afhankelijk van de mogelijkheden van je kassasysteem en de koppeling kunnen artikelcodes, EAN-codes, maten, kleuren, prijzen en beschikbare productbeelden worden overgenomen. Dat scheelt niet alleen invoerwerk. Het verkleint ook de kans op typefouten, verkeerd gekoppelde maten of ontbrekende gegevens. Bovendien wordt het eenvoudiger om met nieuwe collecties aan de slag te gaan wanneer de juiste productinformatie beschikbaar is.

Artikeldata automatisch invoeren en je kunt je aandacht weer richten op waarvoor je je winkel bent begonnen: mooie collecties samenstellen en klanten helpen.

Productinformatie is ook belangrijk voor je webshop.

Verkoop je naast je fysieke winkel ook online? Dan wordt goede artikeldata nog belangrijker. Waar je in de winkel een klant persoonlijk kunt adviseren, moet je webshop het product voor een groot deel zelf kunnen uitleggen. Een klant wil zien hoe een artikel eruitziet, welke kleuren beschikbaar zijn en welke maat hij moet kiezen. Daarvoor heb je goede productbeelden en betrouwbare productinformatie nodig. Ontbreken die gegevens, dan kost het extra tijd om artikelen online te publiceren. Bovendien wordt het lastiger om producten duidelijk en consistent te presenteren.

Wanneer je artikelinformatie centraal beschikbaar hebt, ontstaat er een betere basis om zowel je kassasysteem als je webshop van gegevens te voorzien. Natuurlijk blijft goede online verkoop meer vragen dan alleen productdata. Denk daarnaast ook aan aantrekkelijke teksten, merchandising en een sterke presentatie van je assortiment. Maar zonder betrouwbare basisgegevens wordt ook dat werk onnodig ingewikkeld.

En dan komt er nog meer productinformatie bij.

De behoefte aan betrouwbare artikeldata zal de komende jaren alleen maar toenemen. Niet alleen omdat retailers steeds digitaler werken, maar ook door nieuwe Europese regels rond productinformatie, transparantie en duurzaamheid. Een belangrijke ontwikkeling is het Digital Product Passport (DPP). Dit digitale productpaspoort moet relevante informatie over een product toegankelijk maken. Denk aan gegevens over materiaalsamenstelling, herkomst en mogelijkheden voor onderhoud, hergebruik of recycling.

De Europese Unie werkt aan specifieke DPP-verplichtingen voor textiel. De definitieve eisen worden naar verwachting in 2027 vastgesteld. Daarna volgt een overgangsperiode voordat de verplichtingen daadwerkelijk gaan gelden. De verantwoordelijkheid voor het samenstellen van het productpaspoort ligt in de eerste plaats bij de partij die het product op de Europese markt brengt, bijvoorbeeld de fabrikant of importeur. Maar ook voor jou als retailer wordt deze ontwikkeling relevant. Lees hier de blog van Modexpress over de aankomende veranderingen.

Wanneer de verplichtingen voor textiel ingaan, moet je ervoor zorgen dat consumenten toegang hebben tot het vereiste productpaspoort van de artikelen die je aanbiedt. Ook bij online verkoop speelt de toegankelijkheid van die informatie een rol. Dat betekent niet dat je straks zelf alle duurzaamheidsgegevens van ieder kledingstuk moet verzamelen of een volledig productpaspoort moet opbouwen. Wel wordt het steeds belangrijker dat je kunt beschikken over betrouwbare productinformatie van je leveranciers.

Meer gegevens bijhouden hoeft niet méér handwerk te betekenen.

Nieuwe informatievereisten hoeven niet automatisch te leiden tot extra administratie in je winkel. Juist daarom is het belangrijk dat de fashionindustrie werkt aan betere manieren om productgegevens tussen merken, retailers en softwaresystemen uit te wisselen. Wanneer informatie op een gestandaardiseerde manier wordt vastgelegd en beschikbaar gesteld, kunnen verschillende partijen dezelfde betrouwbare gegevens gebruiken. Zo voorkom je dat iedere winkel afzonderlijk informatie moet opvragen die ergens anders in de keten al aanwezig is. Het Digital Product Passport versterkt daarmee een ontwikkeling die in fashionretail al veel langer nodig is. Een slimmere manier van omgaan met productdata.

Meer dan 1.000 merken beschikbaar via Latest Collection.

Bij Latest Collection vinden we dat je als retailer geen kostbare tijd hoeft te besteden aan het opnieuw invoeren van artikelgegevens die al bij je leveranciers beschikbaar zijn. Daarom verzamelen, controleren en structureren we productdata van fashionmerken en maken we deze beschikbaar voor aangesloten kassasystemen en retailplatformen. Inmiddels bevat ons platform artikelinformatie van meer dan 1.000 merken en ruim 14 miljoen barcodes. Dat betekent dat de artikelgegevens van veel collecties die je inkoopt mogelijk al beschikbaar zijn.

Door gebruik te maken van Latest Collection via een aangesloten kassasysteem, kun je beschikbare artikelinformatie rechtstreeks ophalen in plaats van alles handmatig in te voeren. Je hoeft dus niet zelf bij ieder merk een afzonderlijk Excelbestand op te vragen en te verwerken. Welke gegevens automatisch kunnen worden overgenomen, hangt af van je kassasysteem, de beschikbare merkinformatie en de betreffende koppeling. Maar het uitgangspunt blijft hetzelfde.

Artikeldata die al bestaat, hoef je niet opnieuw in te voeren. En doordat we blijven werken aan de kwaliteit en beschikbaarheid van productdata, bouwen we tegelijkertijd aan een basis die aansluit op toekomstige ontwikkelingen zoals het Digital Product Passport.

Wat levert automatische artikeldata jouw winkel op?

De grootste winst zit niet alleen in het verdwijnen van handmatig invoerwerk. Het gaat om de ruimte die daardoor ontstaat binnen je onderneming.

Je medewerker hoeft minder tijd te besteden aan het verzamelen van bestanden en het aanmaken van artikelen. Nieuwe collecties kunnen eenvoudiger worden verwerkt en je bent minder afhankelijk van losse aanleveringen van leveranciers. Ook verklein je de kans op fouten die ontstaan door het overtypen of handmatig combineren van gegevens. Dat geeft rust in je dagelijkse werkzaamheden.

En misschien nog wel belangrijker: het zorgt ervoor dat de mensen in je winkel zich kunnen bezighouden met werk waar hun kennis en aandacht daadwerkelijk het verschil maken. Want een medewerker die uren kwijt is aan artikeladministratie, kan diezelfde uren niet besteden aan verkoop, klantcontact of het verbeteren van de winkelpresentatie. Niet iedere retailer bespaart daarmee direct een volledige personeelsfunctie. Dat hangt natuurlijk af van het assortiment, je huidige werkwijze en de hoeveelheid handmatige administratie. Maar zelfs wanneer je wekelijks enkele uren terugwint, kan dat op jaarbasis een aanzienlijk verschil maken.

Je tijd is te waardevol om artikeldata over te typen.

Als retailer wil je bezig zijn met je collectie, je klanten en de ontwikkeling van je onderneming. Niet met het achterhalen van ontbrekende EAN-codes, het samenvoegen van Excelbestanden of het zoeken naar productfoto’s die je leverancier allang heeft gemaakt.

De fashionindustrie beschikt over enorme hoeveelheden productinformatie. De uitdaging is niet dat al die gegevens opnieuw moeten worden ingevoerd, maar dat ze op de juiste manier beschikbaar moeten komen bij de partijen die ermee werken. Automatische artikeldata helpt om die stap te zetten. En met de toenemende behoefte aan transparante productinformatie wordt een betrouwbare digitale basis alleen maar belangrijker.

Waarom zou je blijven invoeren wat ergens anders al beschikbaar is?

Ontdek welke merken uit jouw assortiment al beschikbaar zijn.

Benieuwd hoeveel artikeldata je vandaag al automatisch zou kunnen ophalen? Met de Data Checker van Latest Collection ontdek je welke merken uit jouw assortiment beschikbaar zijn op ons platform. Zo krijg je inzicht in de mogelijkheden om handmatig artikelbeheer te verminderen en meer tijd over te houden voor je winkel.